Cómo y por qué insertar Software de Gestión de Empresas (ERP) en las PYMESSin embargo, ¿cómo hacen las organizaciones que vienen evolucionando de culturas anteriores?, ¿cómo se produce el cambio para alcanzar la posibilidad de mirar este nuevo mundo?, ¿cómo se condice esta realidad con una organización con recursos escasos, dónde apenas se puede sostener un esquema de información precario, muchas veces basado más en la intuición que en la ciencia?, ¿cómo se logra para una pequeña empresa dar satisfacción a la creciente integración con clientes de mayor tamaño que exigen el cumplimiento de estándares de procesos y calidad de nivel mundial?
El inicio pasa por aspectos de “mentalización”, descubrir la realidad de cada mercado, identificar la real inserción de la actividad propia en el mundo de los negocios, el deseo de progresar y asumir la necesidad de crecer o desaparecer. Es decir, la empresa que apunte a fortalecerse debe canalizar los esfuerzos por múltiples caminos simultáneos:
a) Contar con un sistema de información y control
En general se trata de un tema conocido para la mayoría de los Gerentes y propietarios de PYMEs. Nos referimos al alcance de la definición de sistema de información y control. Todos los procesos y procedimientos involucrados en mantener la organización en funcionamiento, con realimentación a través de su propia producción de información y mediante el control de los parámetros vitales cuyos valores deben permitir advertir de situaciones extremas que requieren medidas correctivas.
b) Permitir la reingeniería de los procesos de su PYME
En el terreno de la mejora de los procesos administrativos se ha introducido esta denominación al concepto de “repensar” la organización de nuevo, sin preconceptos válidos más que incorporar la realización de funciones que aporten efectivo valor agregado a la luz del cliente de la empresa.
El mejoramiento de los procesos está íntimamente ligado al nivel de soporte de los sistemas de información. Es impensable resolver las actividades administrativas sin un adecuado soporte informático. La interacción entre sistema de información computarizado y la reingeniería se potencia, en la medida que los sistemas de información incorporan las prácticas de negocios más generalizadas y globalmente aceptadas, entonces sugiriendo el camino para una buena organización.
c) Permitir la gestión de las características del contexto Pyme
Decimos que el contexto Pyme es particular ya que en términos generales se imponen las exigencias de las grandes empresas, sin embargo con restricciones mayores en términos de recursos.
- Exigencias
- Cumplimiento de niveles de calidad
- Cumplimiento de fechas de entrega comprometida
- Satisfacción inmediata de necesidades emergentes
- Menores márgenes brutos de utilidad
- Restricciones
- Falta de crédito bancario accesible
- Falta de crédito comercial
- Falta de profesionalización de la propia estructura
- Falta de masa crítica para abordar proyectos innovadores
¿Qué involucra esto, en términos de tecnología de la información?
- Necesidad de establecer intercambio electrónico de información con clientes/proveedores
- Necesidad de incorporar a los sistemas aspectos de control que antes no eran necesarios (ej.: “trazabilidad” de partidas)
- Agilidad para respuesta inmediata
- Necesidad de eliminar activos inmovilizados a través de su reconocimiento por el sistema de información
- Adecuados sistemas de costos para ajustar los cálculos de rentabilidad por cliente, producto, etc.
d) Consideraciones Finales
Como lo hemos dicho en la introducción, creemos que inicialmente se trata de “mentalizarse” que el cambio puede y debe producirse. Identificado obviamente el foco del negocio propio, se debe evaluar entonces la forma en que la tecnología de la información habrá de ayudar a conseguir los objetivos. Este análisis inicial es indelegable de los responsables más importantes de la Empresa: propietarios, Gerentes Generales, etc.
La propuesta siguiente será entonces la “alianza estratégica” con el consultor y/o con la empresa de software que tenga capacidad y vocación para “asociarse” en el proceso de cambio necesario. Es decir, la Dirección de la empresa deberá establecer los objetivos en términos de negocios. De ahí en más el aliado deberá tener capacidad para conducir el cambio, diagnosticar y establecer el nuevo sistema de información y control, mantenerlo en producción y controlar las eventuales contingencias que pudieran ocurrir. La alianza es un “ida y vuelta” constante, donde el principal elemento para su sostenimiento es la confianza. Esta confianza solo se logra a través de acuerdos claros.
Por Eduardo Kirchuk - Inteligencia y Tecnología S.A
Como socios activos del Polo Tecnológico Rosario nos involucramos en las necesidades de nuestra ciudad y compartimos vivencias con las empresas tecnológicas de la región.