Sistema de gestión para empresas: Como aprovechar su información en la gestión del negocio

La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning), debe seguir los objetivos estratégicos de la empresa y ser capaz de generar la información necesaria para poder generar cuadros de mando que sirvan de guía para controlar, evaluar y dirigir los esfuerzos.

Si el sistema de gestión para empresas ya esta implementado, definir como aprovechar la información se convierte en una tarea prioritaria.

Primero para llegar al fondo de las necesidades se puede aplicar un  proceso deductivo, el cual mediante cuestionamientos permite diferenciar y definir de toda la información disponible, cuál es la que genera mayor valor al negocio. La secuencia de preguntas puede ser como la siguiente:

1.¿Qué información del ERP se necesita para la gestión? Para saber esto se siguen realizando preguntas

2.¿Qué se desea obtener de esa información y su análisis?

3.¿Cuál es el objetivo que se persigue cómo empresa?

4.¿Es posible definir esa meta claramente?

5.¿Cómo se mide el avance hacia ese objetivo?

6.¿Qué información me permite evaluar el desempeño conforme al objetivo?

7.¿El acercarse al objetivo genera beneficios? (gestión, ingresos o satisfacción del cliente)

8.¿Dónde se genera la información que sea útil?

9.¿Está lista para ser usada?

10.¿La generación de la información es confiable y consistente?

11.¿Se puede obtener de forma regular?

12.¿Es considerada por todos los involucrados realmente como una guía?

13.¿Es funcional en el tiempo?

14.¿Permite realmente tomar decisiones y realizar ajustes?

Estas son algunas de las preguntas que se podrían hacer, algunas de ellas van a cambiar de una situación a otra o aparecerán nuevas.

Como conclusión optimizar el uso de la información del sistema de gestión para empresas es primordial que de preferencia se definan desde antes, el uso y aplicación de la información, mediante lo siguiente:

• Definir el objetivo

• Identificar donde se está y con qué recursos cuenta para llegar al objetivo

• Aclarar el objetivo con los responsables

• Comunicar,  transmitir y hacer participes

• Llevar del dicho al hecho (traducir en indicadores y hojas de control)

• Medir adecuadamente

• Validar la capacidad de medir el avance hacia el objetivo

• Darle seguimiento

• Ajustar, afinar o desechar

Este es un proceso que requiere de una visión clara y poder ver a distancia las restricciones y limitaciones del negocio, por lo que se recomienda ayuda de alguien externo a la empresa.

Por Alberto Reyes www.tecro.cl